【記載例つき】退職願・退職届の正しい書き方｜円満退職のコツ、退職理由の伝え方

知っておくべき「退職願」「退職届」の違い

一見同じに見える「退職願」と「退職届」ですが、その法的意味や提出のタイミングは異なります。この違いを正確に理解しておくのが最初の重要なステップです。

退職願は、「退職したいので、会社に承諾をお願いします」という依頼の文書です。会社が「承諾します」と言って初めて退職が確定します。

退職届は、「○月○日に退職します」という断定的な通知の文書です。会社側の承諾の有無にかかわらず、提出から法律で定められた期間を経過すれば退職の効力が発生します。

法律上は「退職願」は無くても有効だが…

民法上、雇用契約の解約（退職）は、「解約の申し入れ」という一方的な意思表示によって成立します。この意思表示は、特定の形式（書面）が義務付けられていません。口頭やメール・チャット（LINE等）でも法的には有効です。

円満退職を目指すなら「退職願」が最善

円満退職を目指す上では、必ず書面（退職願）を作成し、直属の上司に直接手渡しで伝えるのが鉄則です。

• 誠意を示すビジネスマナー：
  雇用契約の解除という重大な意思を、誠意をもって伝える最も正式な方法です。
• 証拠の確実性：
  口頭やチャットは、後で「聞いていない」と会社側が主張するトラブルのリスクがあります。「退職願」は正式な書面として証拠が残り、後の手続きがスムーズになります。

円満退職のために必要な事前準備

感情的に「辞めます」と伝えてしまうと、退職日が長引いたり、引き継ぎでトラブルになるリスクがあります。円満退職を実現するために、まずは「就業規則の確認」と「上司への相談準備」を行いましょう。

「就業規則」で確認すべき3つのこと

退職を切り出す前に、必ず職場の就業規則を確認してください。特に確認すべきは以下の3点です。

【Point】 民法上は14日前で退職可能ですが、就業規則の期限を守るほうが、円満退職（＝次の転職活動への悪影響を防ぐ）につながります。

上司に口頭で相談する

円満退職を目指す場合、いきなり退職願を提出するのは避けるべきです。「上司に口頭で相談」⇒「退職願を作成」という手順の方が印象が良いです。人事に先に伝えたり、同僚に話すのではなく、必ず直属の上司に最初に伝えます。

退職の意思を伝える場合は、いきなり辞めたいと伝えるのではなく、「ちょっとお話があるのですが」というような口調で話を切り出して、会議室や人目につかない場所で話す時間を設けてもらえるよう依頼します。

どのような理由であれ、誠実に話すことを心がければ、トラブルになることもなく話は進むでしょう。上司の理解が得られることで、その後の引き継ぎなどもスムーズになります。

【記載例付き】退職願・退職届の正しい書き方

ここでは一般的な退職願・退職届に記載が必要な項目や書式に基づいて記載例を紹介します。会社によっては専用の退職願や退職届の書式を用意している場合もありますので、その場合は専用の用紙の記載事項に従って書面を用意するようにしましょう。

退職願の記載例

退職届の記載例

退職願・退職届は直属上司に手渡しが基本

「退職願」「退職届」は直属の上司への手渡しが基本です。退職の意思を伝える重要な書類なので、上司が不在の場合は持ち帰り、別の機会に渡しましょう。デスクに置いておくといったことがないように注意してください。

書類には提出する日付を記載するので、予定していた日に渡せない場合は、日付を書き換える必要があります。タイミングが合わないと何度も書き換えることになってしまいますのであらかじめ、上司に連絡しておくと渡しやすいです。

職場によっては、退職届を提出するタイミングが定められていることがあります。就業規則に定められているので、トラブルを避けるためにも前もって確認しておくと良いでしょう。

封筒への入れ方と郵送時のマナー

退職願・退職届は、文字が書いてある方を内側にし、三つ折りにするのが一般的です。折り方は、最初に下から上に向かって三分の一を折り、上側を下に折ります。この時、用紙がずれないよう、角と角をあわせて丁寧に折り目を付けるようにしましょう。封筒に入れるときは、便箋の右上が封筒の裏の上部にくるように入れます。

封筒は白いもの、サイズは書類に合わせる

ビジネス向けの封筒には白と茶色がありますが、茶色の封筒は正式な書類を送る際には適さないので、必ず白の和封筒を使用するようにしましょう。サイズは便箋のサイズに合わせて選びます。

封筒の表には「退職願」または「退職届」と記入します。裏側には、左下に所属部署と氏名を記入します。

郵送は相談の上で行うのがマナー

退職願・退職届は手渡しが基本です。しかし、ケガや病気などで手渡しが難しい場合もあるかと思います。その場合は、上司に郵送でも問題ないか相談するようにしてください。一方的に書類を送りつけることはマナー違反になりますので注意してください。

郵送する場合は、書類を入れた封筒に直接宛先の住所は記入せず、一回り大きい封筒に入れて郵送するようにしましょう。添え状や送り状を同封するのがマナーです。

退職理由の上手な伝え方と引き止めの対処法

退職の際に悩むのはズバリ「退職理由」と「引き止め」ではないでしょうか。ポイントと注意点を紹介します。

退職理由は「一身上の都合」で通す

退職の意思を伝える際は、まずは「一身上の都合」と簡潔に伝えることが基本です。察しが良い上司やコンプライアンス意識が高い事業所の場合、これでスムーズに話が終わることがあります。

決してネガティブな理由は避けましょう。「人間関係が悪い」「給料が安い」「仕事がきつい」など、事業所側が改善できる可能性のある理由は、引き止め工作のきっかけを作ってしまう可能性があります。

退職理由を詳しく聞かれた時の対処法

詳しく聞かれた場合は、「これは引き止められない」と上司に納得してもらえる「次のキャリアへの強い決意」を伝えましょう。

例として一つ挙げるならば「キャリアアップのため」になります。以下のような「現職では得られない経験」に挑戦したいという意思を伝えます。

引き留めにあった場合はどうする？

退職の意思を伝えた時に引き留められることは、特に人手不足の職場でよくあります。

1.情に流されない姿勢：
転職を決意した時点でそれなりの理由があった訳ですから、情にほだされる必要はありません。今までお世話になったことを感謝しつつも、意思は固いと誠意を持って上司に説明しましょう。

2.最終手段の検討：
どうしても退職を認められなかった場合に限っては、さらに上の上司や担当の役員に直接訴えることも必要です。退職への固い気持ちを大切に、次の生活を作り上げることを原動力にしましょう。

円満な退職を叶える残り期間の過ごし方は？

無事に退職の意思を伝えた後にも、意識することがあります。後任への丁寧な引継ぎと、お世話になった同僚や上司、取引先に感謝を伝えることです。

もし職場に嫌気がさして転職をするという場合でも、円満な退職を叶えることは、今後のキャリア形成において非常に重要です。

仕事を辞める前にやるべき準備については、以下の記事が参考になります。

退職時に確認すべき公的手続き

退職してすぐに次の職場へ入職する場合は良いのですが、しばらく間が空いてしまうときにはいくつかの手続きが必要となります。いずれもお金に関することですので、よく確認してください。

年金の確認

正職員として働いている間は、会社側が厚生年金に加入しているので、自分で手続きをする必要はありませんが、次の職場で加入するまでの間は役所へ行って国民年金に加入しておきましょう。加入は国民の義務ですので、忘れないように。

税金の確認

所得税に関しては、一月から十二月を一年としその間に再就職をしなかった場合は自分で確定申告をしなければなりません。確定申告と聞くと難しそうに思えますが、今はインターネットで簡単に申告できるのでやってみましょう。

そうすることで、無収入の期間中にも払ってしまった税金が返ってきます。確定申告の際に必要な書類としては、前の会社の源泉徴収票と各種控除証明書です。

もし同年のうちに新しい職場に転職できた場合は、新しい職場で年末調整をしてもらうことができます。その場合は生命保険や医療費などの控除証明書と前に勤めていた会社の源泉徴収票が必要になります。

住民税に関しては、退職した月によって手続きが違ってきます。納税の方法も違ってきますので、事前に役所などに確認してみましょう。

健康保険の確認

正社員の場合は、退職することでそれまで加入していた健康保険は、もう使えなくなってしまいます。退職後は任意継続被保険者制度を利用して、いままでと同じ保険を使うか、国民健康保険に加入するか、また家族の扶養になるかの三通りの選択肢があります。

任意継続被保険者制度は保険料を退職者が払うことによっていままでと同じ医療費で治療を受けることが出来る制度です。期間は退職後2年間となっています。この制度を利用するには、退職後20日以内に手続きをする必要があるので、退職後速やかに手続きをするようにしましょう。

次に国民健康保険に加入する方法もあります。国民健康保険の保険料は、前年の収入や家族の資産、家族の人数などによって変わってきます。また同じ条件でも、自治体によって保険料は違ってきますので、事前に確認してみましょう。

国民健康保険に切り替えるには、退職日の翌日から14日以内に手続きをする必要があるので、この点も注意しましょう。

三つ目は家族の扶養になる方法です。これは健康保険に入っている家族の扶養家族となり、健康保険に加入することです。条件としては、本人の年収が130万円以内で被保険者が本人の収入の倍の収入がある、などの条件をクリアしなければなりません。扶養になれるかどうかは、被保険者の勤務先などに確認してみる必要があるでしょう。

以上のように、退職後にブランクがある場合は、いくつかの手続きをしなければなりません。いざという時のために期限内に済ましてしまいましょう。

失業給付金の確認

退職と入職のタイミングが合わずに、長い期間無職状態が続いてしまった場合などは失業給付金などの手当てを受けることができます。また、退職したのはいいけれど次の職場がなかなか決まらないという場合も、ぜひ活用したい制度ですね。給付金をもらうことができれば求職活動の助けにもなります。

失業給付金をもらうためにはいくつかの条件があります。

失業状態というのは、働く意思や能力があるにも関わらず、就職できない状態のことを言います。ですから退職後家庭に入ったり、学校へ行ったりという予定がある人は、原則として当てはまりません。

在職中の雇用保険加入期間が通算で12ヶ月以上あることも条件です。これはあくまでも通算ですので、一箇所の職場でなくても条件に当てはまります。

ただし、勤務先の倒産やリストラなどの場合は通算6ヶ月以上でも可となっていますので、諦めずに確認してみましょう。また配偶者の転勤や出産などの理由も、同じように6ヶ月以上でももらえることになっています。

ハローワークで求職の手続きをしている人が対象となっています。この手続きは失業給付金をもらうために一番初めに行う手続きですので忘れずに手続きを行ってください。

まとめ

退職するにあたっては、なるべくスムーズにことが運ぶようにとりはからう必要があります。特に同じ業界に転職する人にとって、これは大切なポイントです。ですから退職の流れに注意し、慎重に行動に移すようにしましょう。

転職というのは大きな転機になる出来事です。転職活動において学んだことを、次の仕事に就く際に活かすことができるようになるといいですね。

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