履歴書と職務経歴書の違いは？書き分け方やそれぞれの役割を解説

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履歴書と職務経歴書の違い

転職活動の際は、転職希望先に履歴書とともに職務経歴書を提出するのが一般的です。履歴書にも職歴を記入する項目があるため、何のために2枚とも提出するのか、まずはそれぞれの書類の特徴と、その書類から採用担当者が何を知りたいのかという点を解説していきましょう。

履歴書とは？

履歴書は応募者自身が作成する書類であり、定められた項目に記入し、空欄がない状態で提出する書類です。履歴書には学歴、職歴以外にも志望動機や自己PR、資格はもちろん趣味や特技に関する項目もあります。

履歴書は応募者の経歴を確認するとともに、応募者がどのような人物なのかをイメージするための書類です。そのため業務に直結しない項目もあり、採用担当者は履歴書から応募者の人柄や経歴を確認し、自社の社風に合うかどうかをチェックします。

履歴書は応募者の人柄を確認するための書類と考え、記入する際もどのようなイメージを与えるかを想像しながら書くのがおすすめです。

職務経歴書とは？

職務経歴書も履歴書同様応募者自身が作成する書類です。履歴書には職歴として、これまで勤めてきた勤務先を記入しますが、職務経歴書はさらに細かく、その勤務先でどのような部署に配属されていたか、そこでどのような職務に当たっていたかを具体的に記載します。

また、自己PRや志望動機に関しては職務経歴書にも記載しますが、自己PRに関しては、記載した職務経歴からどのような業務ができるか、どのように応募先の力になれるかなどをしっかり記載しましょう。

採用担当者は職務経歴書で、応募者の実務能力を確認します。これまでどのような企業でどのような部署に在籍し、実際にどのような業務を担当していたのかは、実務能力をはかるために必要不可欠な情報です。履歴書だけでは書き切れない部分もあり、履歴書と別途職務経歴書の提出を求めるわけです。

履歴書で人柄や人間性を判断し、職務経歴書から実務能力を知ることで、採用するかどうか、面接に呼ぶかどうかが決まります。

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職務経歴書のフォーマット

履歴書には一定のフォーマットがあり、文具店や100円均一ショップなどでも購入が可能です。インターネット上にフォーマットデータを載せているサイトも多く、フォーマットを用意することは手間ではないでしょう。

一方で職務経歴書に関しては、決まったフォーマットというものが存在しません。書き込む内容に関しては、自身の実務能力を証明できる内容が望ましいため、ある程度決まった内容を書くことになりますが、「この形が一般的」というフォーマットは存在しません。

職務経歴書を用意する際は、履歴書同様に文房具店などで購入することもできますし、特定のサイトからダウンロードすることもできます。また、応募先企業でフォーマットが指定されているケースもありますので、その場合は指定のフォーマットを使用しましょう。

職務経歴書のサイズと枚数

職務経歴書のサイズは履歴書に合わせます。一般的に履歴書はA4サイズ（A3サイズ二つ折り）で提出することが多いので、職務経歴書もA4サイズで作成するのがよいでしょう。もちろん履歴書をB5サイズ（B4二つ折り）で提出するのであれば、職務経歴書もB5で作成しましょう。

職務経歴書は長々と書けばいいというものではありません。職務経歴に関してはしっかり書くのが原則ですが、できればA4用紙1枚、多くても2枚でまとめるようにしましょう。

職務経歴書は手書きとPCどちらが良いか

履歴書と同様で、職務経歴書に関しても手書きかPCで作成するかで悩む方もいらっしゃるかと思います。結論から言えばどちらで書いても採用に大きな影響はありません。

手書きの方がその方の熱意が伝わるという採用担当者もいますし、社会人である以上PCで見やすく作成するべきだと考える採用担当者もいます。いずれの方法でも問題はありませんので、何より見やすさ、読みやすさを重視して作成することを意識しましょう。

履歴書と職務経歴書に書くべき項目の違い

職務経歴書と履歴書は同じ項目を書く部分もありますし、違った項目を書く部分もあります。上で書いた通り、職務経歴書に定められたフォーマットはありません。ただし書くべき項目というのはある程度決まっています。

そこで履歴書と職務経歴書に関して書くべき項目を分かりやすく表にまとめてみましょう。

	履歴書	職務経歴書
応募者氏名	〇	〇
電話番号等個人に関する情報	〇	×
作成日	〇	〇
所有している資格・免許	〇	〇
職歴	〇	×
職務経歴	×	〇
自己PR	〇	〇
志望動機	〇	×
業務に活かせるスキル	×	〇
その他応募者に関する項目	〇	×

ちなみに上の表の×表記に関しては「書いてはいけない」のではなく、「書く必要がない」、もしくは「書かなくてもいい」という意味ですので間違えないようにしてください。

特に職歴・職務経歴の部分は一応区別しましたが、判断が難しいところです。履歴書には以前に勤務した会社名と入退社の年月を書くのが基本であり、その会社で詳しく何をしていたのかという点まで書く必要がありません。履歴書には所属部署や業務内容までは書かずに、「詳細は職務経歴書に記載」としておけばOKです。

職務経歴書は、自身にどのような実績があり、どのようなスキルがあるのかを証明するための書類ですので、必要のない職歴を記載する必要がありません。例えば過去の職場で、営業→経理→営業の順で働いたとします。その後、転職で新たに営業職で働きたいと思った場合、職務経歴書に経理として働いた経歴を書く必要はありません。書いても問題はありませんが、採用に影響があるということはないでしょう。

そういった意味で、細かくすべての職歴に触れる必要はないのが職務経歴書といえます。

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履歴書と職務経歴書の書き分け方のポイント

上記の通り、履歴書と職務経歴書には共通して書き込む項目があります。また、職務経歴書という以上、もっとも重要になるのが職務経歴の部分です。そこで、両方の書類に記入すべき自己PR、資格・免許の2項目と、職務経歴を書く際の書き分け方や書く際のポイントをまとめていきます。

職務経歴

職務経歴書の中心となるのが職務経歴です。職務経歴には、これまで働いた職場で、どのような部署にいたのか、そこでどのような業務に携わり成果を挙げたのか明記しましょう。

職務経歴に書くべきこと

• 所属していた部署
• そこで携わっていた業務内容
• 業務に関するエピソードや成績

ポイントはどのような業務を行っていたのかを具体的に書くことと、その結果どのような結果を出したのかを明確に記載することです。特にその時の実績を記載する場合は、具体的な数字をともに記載するのがおすすめです。

NGな書き方

模範的な書き方

採用担当者はこの記載を参考に応募者の実務能力を判断しますので、その判断材料となるように、ハッキリと数字を提示することを意識しましょう。

資格

履歴書にも職務経歴書にも資格や免許に関して記載する項目があります。履歴書に関しては取得している免許や資格を書くのが一般的です。職務経歴書も同様に書くのが一般的ですが、さらに加えて実務に生かせるスキルや、今取得を目指している資格に関しても記載することで書き分けをしましょう。

記載例【履歴書】

記載例【職務経歴書】

双方に同じ資格・免許を記載する場合は、取得年月などの食い違いが発生しないようしっかりと確認しましょう。

自己PR

履歴書の自己PR欄はある程度限られており、多くの文章を書き込むことができません。その点職務経歴書にはフォーマットがありませんので、しっかりと自己PRを書ける、複数のアピールポイントを書けるというメリットがあります。同じく職務経歴書に書いた過去のエピソードに繋がるような自己PRをきちんと書きましょう。

おすすめは先に職務経歴書を作成し、自己PRをしっかり記載してから、その内容から抜粋してまとめたものを履歴書に記載する方法です。こうすることで履歴書と職務経歴書でまったくバラバラの内容にならずにすみますし、履歴書に書く際に改めて頭を悩ませるという手間も省けます。

職務経歴書はフォーマットがない分、作成する際どの項目をどの程度書くかなど、自由に決められるというのが特徴です。自由に決められるということはしっかり考えないと作成できないということでもあります。先に職務経歴書をまとめることで、ある程度フォーマットが固まっている履歴書の作成もしやすくなりますので、まずは職務経歴書から作成しましょう。

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職務経歴書の書き方のポイント

職務経歴書作成の書き方のポイントを4つ紹介します。

履歴書と同じ内容でも文章は書き替える

職務経歴書と履歴書では、同じ内容を書く部分もいくつかあります。自己PRや志望動機などです。こういった項目に関しては必ずしも違う内容を書く必要はありません。内容自体は同じでもいいのですが、いかにもコピー＆ペーストをしたように見えてしまうのはマイナスな印象を与えてしまいます。

同じ内容を書く場合でも、文章は必ず書き換え、手を抜かずにすべての項目をしっかり記載しているという印象を与えるようにしましょう。これだけでも採用担当者のイメージは変わるはずです。

採用担当者に伝わりやすい形で書く

職務経歴を書く際にはいくつかの方法があります。どの方法が正解ということはありませんので、自身のキャリアを振り返りながら、もっとも見栄えやバランスがいい方法で書くのがおすすめです。

• 編年体式
• 逆編年体式
• キャリア式

編年体式はいわゆる時系列に沿って古い順に職務経歴を書く方法になります。履歴書の職歴と同じ順序で書くことになりますので、2つの書類を同時に見る場合などは非常に見やすい方式です。特に転職回数が少ない方は、職務経歴も少なくなりますので、この方式が向いています。

逆編年体式は編年体式とは逆に、直近の勤務先から、時系列を遡るように記載する方法です。メリットとしては、直近の職務経歴が真っ先に記載されるため、一目で現状応募者が持っているスキルや、直近の実務経験を知ることができるという点でしょう。どちらかと言えば転職回数が多い方向けの方式といえます。

最後にキャリア式ですが、これまで経験した職務をキャリアごとに分けて記載する方法です。応募した職種に対応したキャリををまとめて、最初に書くことで、職務経歴書で伝えたいことがすぐに伝わるというメリットがあります。転職回数が多い方や、さまざまな職種を経験している方におすすめの方式です。

会社名等は正式名称を記載する

職務経歴書も採用の判断に重要な影響を与える書類であり、その重要性は履歴書と同様です。正式な文書ですから、どの項目においても基本的に略称はNGとなります。特に注意したいのが、過去の勤務先（会社名）や取得した資格や免許の名称です。

過去の勤務先に関しては、しっかり正式名称を記載する方が多いかと思いますが、注意したいのは資格の名称でしょう。「英検〇級」や「普通車免許」、「FP〇級」などといった書き方はNGです。正確に「実用英語検定〇級」、「普通自動車第一種運転免許」、「ファイナンシャル・プランニング技能士〇級（△△業務）」と記載してください。

また、履歴書も職務経歴書も、和暦・西暦はどちらを使っても問題ありません。統一した表記を心がけ、ここでも省略は避けましょう。「平成」、「令和」、「2020年」としっかり書けば問題ありません。「H」や「R」、「20年」などと省略しない方が好印象です。

具体的な数字を意識して記載する

職務経歴書では、これまでの経歴で残した実績やエピソードが重要です。こうした実績などを記載する場合は、できるだけ具体的な数字を用いてアピールしましょう。採用担当者は職務経歴書から応募者の実務能力を想像します。より想像しやすいように正確な数字を記載する方がアピールになります。

エピソードで記載する数字がない場合、マネジメント能力やコミュニケーション能力などをアピールするのもひとつの方法です。該当するようなエピソードがないか思い出し記載するようにしてください。

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履歴書と職務経歴書の提出に関して

一般的に転職活動の際は、履歴書とともに職務経歴書の提出が求められます。提出するタイミングに関しては、履歴書と一緒に提出するケースと、履歴書は先に送付し、職務経歴書は面接時に持参というケースがあります。ここでは特に事前に送付する場合の注意点をまとめて紹介していきましょう。

郵送の場合は封筒のサイズに注意

職務経歴書を履歴書とともに提出するケースでは、郵送で送付するのが一般的です。その際の注意点をまとめて解説します。

• 履歴書とサイズを合わせる。
• 複数枚になる場合はクリップでまとめる。
• 履歴書・送付状とともにクリアファイルにはさむ。
• 封筒は角形2号もしくは角形A4号を使用する。
• 封筒の表面には赤文字で「応募書類在中」と記載する。
• 封筒の裏面には応募者の氏名・住所を記載する。

まず、履歴書と職務経歴書は同じサイズで作成しましょう。転職の場合、A4サイズで作成するのが一般的です。同じサイズにすることで、採用担当者が応募書類をまとめる際にまとめやすくなります。複数枚になってしまう場合はホッチキスで止めるのではなく、切り離して見られるようにクリップでまとめてください。

履歴書・送付状とともにクリアファイルに入れることで、郵送中に汚れたり折り目がつくことを避けることができます。クリアファイルに入れて送付するので、そのクリアファイルが入るサイズの封筒が必要です。角型2号もしくは角形A4号で送付するようにしましょう。

封筒にはほかの書類と混同しないように「応募書類在中」と分かりやすく記載し、裏面には住所と氏名を記載したうえで、封じた部分に「〆」マークを記載すれば完成です。

メール送信の場合はpdf形式で

応募書類をメールで送付する場合の注意点は以下の通りです。

• 履歴書・職務経歴書ともにPDF形式で送付する
• ダウンロードする際のパスワードは別途送付する
• メール送信の場合は送付状は不要
• 送付状の内容はメール本文に記載する
• メールの件名は応募先の指定に従うか、応募書類の送信であることが分かるような件名にする

メールで送信する場合は、各書類を電子ファイル化する必要があります。この際どのPCでも比較的開くことができるPDFファイルにするのがおすすめです。内容を変更できないようなファイルで保存して送信しましょう。ファイルをダウンロードしてもらう場合は、ダウンロードのためのパスワードを別のメールで送信します。

送付状はあくまでも郵送で送付する場合に必要な書面です。メール送信の場合は不要であり、送付状の内容はメール本文に記載しましょう。

メールの件名は、応募先から指定がある場合はその指定に沿って送信します。特に指定がない場合は件名の最初に【求人応募の件】と入れるようにして、メールが見逃されることがないように工夫しましょう。

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履歴書と職務経歴書に関するQ＆A

履歴書や職務経歴書に関して、多くの方が疑問に思うであろうポイントに、Q＆A方式で回答していきたいと思います。

Q.履歴書と職務経歴書は両方必要？

A.両方必要なケースが多いです。

一般的に転職の場合は、履歴書とともに職務経歴書の提出が求められるケースが多いといえます。履歴書からは応募者の人柄や性格を、職務経歴書からは実務能力を推測するためです。似た書類はありますが、それぞれ役割が違いますので、その役割を意識して作成してください。

Q.履歴書と職務経歴書のサイズは？

A.A4サイズで揃えるのが理想的でしょう。

履歴書はA4サイズ（A3二つ折り）もしくはB5（B4二つ折り）サイズで作成することになります。基本的にビジネス書類ではA判のサイズが使用されるケースが多いのが現実です。そのため履歴書、特に転職時に提出する履歴書はA4サイズが推奨されています。職務経歴書もこの履歴書に合わせてA4サイズで作成することが望ましいといえるでしょう。

求人を募集している企業の採用担当者の元には、多くの応募書類が集まります。その書類をきちんと管理するためには、応募書類が同じサイズで統一されているほうが手間がかかりません。採用担当者の書類管理という点も考慮し、同じサイズで作成しましょう。

Q.手書きとPCどちらで作成すべき？

A.どちらでも問題ありません。読みやすさを意識しましょう。

履歴書や職務経歴書に関しては、手書きで作成してもPCで作成しても採用に大きな影響はありません。採用に影響があるとすれば、むしろ読みやすいかどうかという点の方が重視されます。

単純に考えればPCで作成した方が文字も読みやすく、統一感が出ます。ただし、読みやすさとは文字が綺麗かどうかだけが問題ではありません。どの項目もしっかり読みやすい文章でまとめられているか、簡潔に書かれているかという点も重要ですので、手書きかPCかで悩むよりは、書く内容に関してしっかり頭を悩ますようにしましょう。

Q.郵送の場合の封筒のサイズは？

A.角形A4号または角形2号を使用しましょう。

履歴書や職務経歴書は、採用に直結する大切な書類です。余計な折り目がついているのは、読みにくくなる原因となり、それだけでも採用担当者に良い印象は与えません。A4サイズを折らずに送付できるサイズの封筒を用意しましょう。

また大切な応募書類が、郵送中に汚れたり折り目がつかないように、クリアファイルを使用するのがおすすめです。

Q.メールで送信する場合の注意点は？

A.パスワードを別送する、件名を分かりやすくするなどです。

メールで応募書類を提出する場合は、送付状は必要ありません。送付状に記載する内容はメール本文に記載し、必要書類のみを送付しましょう。送付書類をダウンロードしてもらう場合は、しっかりパスワードをかけ、パスワードに関しては別のメールで送信するのが基本です。こうした細かな点でもビジネスマナーを見られますので、注意してください。

あとはメールがほかのメールに埋もれてしまわないように、件名にしっかり内容を明記しましょう。

Q.休職していた期間は記載しなくていい？

A.履歴書には記載が必要ですが職務経歴書には不要です。

自身の経歴の中に、休職していた期間がある場合、履歴書には正直に記載する必要があります。ただし、職務経歴書は自身の実務能力をアピールする書類ですので、休職期間に関しては触れる必要はありません。自身がこれまでの仕事の中でどのような職務を担当したのか、その中でどのような実績を残したのかという点を中心に作成してください。

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まとめ

職務経歴書と履歴書は似たような記載項目もありますが、その役割は全く違います。履歴書は応募者の人柄を紹介する書類であり、職務経歴書は応募者の実務能力をアピールするための書類です。それぞれアピールする点が違いますので、作成する場合はその点を意識して作成してください。

2つの書類で同じ項目を書く部分もありますが、書く内容は同じでも構いませんが、書き方、文章などは工夫して書き換えましょう。その時意識すべきなのがそれぞれの書類の役割です。

書類の作成はもちろん、送付に至るまでしっかりとビジネスマナーを守ることで、採用担当者のイメージもよくなりますので、この点を意識して必要書類を準備してください。