履歴書のメールでの送り方は？送付時・メール作成時のマナーや例文を紹介！

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1.履歴書の送付メールを作る際のマナー・注意点

企業によっては、履歴書をメールで送付するように指示されることがあります。送付メールを作る際に、意識すべきポイントは以下のとおりです。

• できるだけ簡潔に記述する
• ファイル名には「日付・氏名・履歴書」を入れる
• ファイル形式はPDFが基本
• パスワードを設定する

一つずつ解説します。

できるだけ簡潔に記述する

メールの件名や本文などは、簡潔にすることが大切です。採用担当者は日々多くのメールを確認しているため、件名や本文がわかりにくいと読み手の負担になります。

また、わかりづらい件名にしてしまうと、見落とされたり、開封されなかったりします。件名には、「〇〇職応募の件/履歴書添付/氏名」といったように、内容と差出人がすぐにわかるように記入しましょう。

本文の具体的な書き方については後述していますので、そちらも参考にしてください。

ファイル名には「日付・氏名・履歴書」を入れる

ファイル名に関しても、一目でわかる名称にすることが大切です。相手がデータで管理しやすいように、「日付・氏名・履歴書」をつけておくとよいでしょう。

【ファイル名の例】

• メールを送付する日付_氏名_履歴書
• メールを送付する日付_氏名_職務経歴書

ファイル形式はPDFが基本

履歴書のファイル形式はPDFが基本です。WordやExcelで送付する方もいらっしゃいますが、閲覧環境によってはレイアウトが崩れたり、文字化けしたりします。

そのほかにもPDFには以下のようなメリットがあります。

• 第三者による改ざんリスクがない
• どのような環境下で開いても文章が読みやすい
• 採用担当者はレイアウトを保ったまま印刷できる

したがって、履歴書をWordやExcelで作成した場合でも、PDFに変換してから送るようにしましょう。

パスワードを設定する

履歴書には個人情報が記載されているため、送付するファイルにはパスワードを設定しておくのが基本です。パスワードを設定せずに履歴書を送付すると、個人情報に対しての管理意識が低いと思われる可能性があります。

パスワードは、アルファベットと数字を組み合わせたシンプルなものが望ましいです。採用担当者に設定したパスワードを送る際は、履歴書を添付するメールとは別で送りましょう。

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2.履歴書のメールでの送り方のマナー・注意点

採用担当者からの評価を下げないためにも、以下のマナーや注意点を押さえておきましょう。

• 可能な限り早期に送る
• 送付先の営業時間内に送る
• 送付方法の指示の有無を確認する
• パスワードは本文とは別に改めて通知する
• スマホからの送付時には改行に注意
• プライベート用のメールアドレスを使用する
• 履歴書を写真で送るのはNG

可能な限り早期に送る

企業から履歴書の送付を指示された場合、可能な限り早期に送ることが大切です。履歴書の送付に時間がかかるほど、「志望度が低いのかな？」「仕事も遅い人なのかな？」とマイナスの印象をもたれる可能性があります。明確な期限はありませんが、2〜3日以内に送るのがベストです。

履歴書はすぐに送れるように、WordやExcelで履歴書の大枠は作っておきましょう。名前や住所、学歴・職歴、資格欄など、事前に書ける箇所も埋めておくとよいです。そうすれば、メールで送付するように指示を受けても慌てずに済みます。

履歴書の送付に時間がかかる場合は、「〇月〇日までに提出いたします」と具体的な日にちを入れて返信しましょう。

送付先の営業時間内に送る

前述したとおり、履歴書はできる限り早期に送るのがよいです。ただし、営業時間内に送るのが無難です。深夜にメールを送ると、「非常識だ」「生活リズムが不規則なのかな？」と不要なイメージを与える可能性があります。

とはいえ、電話とは違い、好きな時間に受け取れるのがメールの良いところです。「営業時間外に送ったから不採用になる」といったわけでもありません。いつ送付すればよいか迷った場合は、営業時間内に送るとよいでしょう。

営業時間内であれば、すぐに履歴書をチェックしてもらえる可能性もあります。

送付方法の指示の有無を確認する

企業から履歴書の送付方法について指定があるか確認しておきましょう。メールで送付する以外にも、郵送や面接時に持参するなど、送付方法を指定される場合があります。

応募先から指定がある場合は、それに従います。特に指定がない場合でも、応募先に送付方法を確認しておくと安心です。

パスワードは本文とは別に改めて通知する

履歴書をメールで送付する際に、企業から指示がなければ、ファイルにパスワードを設定します。そのパスワードは、履歴書を添付したメールとは別で通知しなければなりません。

履歴書を添付したメールにパスワードも記載してしまうと、そのメールが流出した際に、パスワードが第三者に知られてしまいます。そのため、「履歴書を添付したメール」と「パスワードが記載されたメール」の2通を送りましょう。

スマホからの送付時には改行に注意

スマホから履歴書を送るのは問題ありません。ただし、パソコンとスマホでは画面の見え方が異なるため、本文の改行には注意が必要です。

スマホで本文を入力する場合、縦画面をスクロールしながら文字を打つため、パソコンよりも改行回数が多くなる傾向にあります。採用担当者がパソコンで読むことも考慮し、30〜40字程度で改行すると読みやすくなるでしょう。

プライベート用のメールアドレスを使用する

応募先に履歴書をメールで送る場合は、現職で使用しているメールアドレスではなく、プライベート用のものを使用します。社用のメールアドレスであることが応募先に知られると、「常識がなさすぎる」「セキュリティ意識が低い」などと思われるでしょう。

応募先からの印象が悪くなるだけでなく、現職の会社にも迷惑がかかります。メールアドレスには、GmailやYahoo!メールなどのフリーメールを使うと便利です。

また、メールアドレスは個性的なものではなく、名前や数字を組み合わせたシンプルなものにしておきましょう。

履歴書を写真で送るのはNG

履歴書を写真に撮ってそのまま送るのはNGです。必ずPDF化してください。写真だと、文字がつぶれて読みにくい可能性があります。

手書きの履歴書をスキャンしてPDF化する方法もありますが、データで送る場合は、パソコンで作成するのが望ましいです。

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3.履歴書をメールで送る際の文章の書き方のポイント

履歴書をメールで送る際の文章は、以下の構成で成り立っています。

• 宛先
• 冒頭のあいさつ
• 本文
• 締めのあいさつ
• 署名

イメージしやすいように、まずは全体の例文を見ていきましょう。

【履歴書をメールで送る場合の文章例】

【①宛先】 医療法人〇〇会　〇〇病院 採用担当　〇〇様 【②冒頭のあいさつ】 お世話になります。 〇〇（氏名）と申します。 【③本文】 先日、貴社の〇〇求人に応募いたしました。 つきましては履歴書を添付いたしますので、ご査収のほどお願い申し上げます。 なお、添付ファイルにはパスワードを設定しております。 後ほど、パスワードはメールにてお送りいたしますので、 あわせてご確認のほどお願い申し上げます。 【④締めのあいさつ】 ご多用の折恐れ入りますが、一度面会の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 【⑤署名】 -------------------- 名字　名前 〒000-0000 〇〇県△△市□□町0-0-0 〇〇マンション△△号室 電話番号：080-0000-0000 メールアドレス：〇〇〇〇@△△.co.jp ---------------------

一つずつ項目を解説していきます。

宛先

宛先には、「応募先の会社名　採用担当者の氏名」を記入します。会社名は必ず、正式名称で書くことが大切です。担当者の氏名がわからない場合は、「採用ご担当者様」で問題ありません。

冒頭のあいさつ

本題に入る前に、あいさつと氏名を記入します。初めてメールを送る場合は、「お世話になります。〇〇（氏名）と申します」とあいさつするとよいです。2回目以降は、「お世話になっております。〇〇（氏名）です」と記入しましょう。

本文

本文では用件を簡潔にわかりやすく伝えます。何を伝えるメールなのか、すぐにわかる文章が望ましいです。

履歴書を添付していることや添付ファイルにパスワードが設定されていること、後でパスワードを送付する旨を伝えましょう。

締めのあいさつ

締めのあいさつでは、応募書類の確認と面接を希望する旨を記入します。

署名

メールの末尾に署名をつけるのがビジネスマナーです。氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記入します。住所や電話番号、メールアドレスは、勤め先のものではなく、プライベートのものを使用しましょう。

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4.ファイルのPDF変換方法

WordやExcelで作成したファイルをPDF化する手順を紹介します。（お使いの使用ソフトやバージョンによっても異なる場合があります）

1. 変換したいWordまたはExcelファイルを開く
2. 「ファイル」タブを開く
3. 「名前を付けて保存」を選択
4. 「ファイルの種類」タブから「PDF」を選択
5. 「保存」を選択して完了

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5.パスワード設定方法

履歴書のファイルにパスワードを設定する方法はいくつかありますが、ここではPDFファイルに設定する方法を紹介します。Macの場合、「プレビュー」アプリケーションを使用すれば、PDFファイルにパスワードの設定が可能です。手順を簡単に紹介します。

1. MacのプレビューアプリでPDFを開く
2. ファイル＞書き出すを選択
3. 「アクセス権」をクリック
4. 「書類を開くときにパスワードを要求」を選択し、パスワードを入力
5. 「所有者のパスワード」の欄にパスワードを入力
6. 「適用」をクリックしてから「保存」をクリック

詳しくは、下記のApple公式ホームページを参考にしてください。

プレビューユーザガイド

以下では、WindowsでPDF変換する際のパスワード設定の手順を紹介します。

Wordの場合

Wordファイルにパスワードを設定する手順は以下のとおりです。

1. パスワードを設定するファイルを開く
2. 「ファイル」タブをクリック
3. 「名前を付けて保存」を選択
4. 「ファイルの種類」の中の「PDF（*.pdf）」を選択
5. 「オプション（その他のオプション）」を開く
6. 「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れる
7. 「パスワード」と「パスワードの再入力」の項目に設定したいパスワードを入力
8. 「OK」をクリックして完了

Excelの場合

実は、Excelではパスワード付きのPDFファイルを作成する機能がありません。PDFファイルを圧縮ファイル（zipファイル）にすることで、パスワードをかける方法もあります。ファイルの圧縮には、専用の解凍・圧縮ソフトが必要です。

有名な圧縮・解凍ソフトとして、以下のような無料ソフトが挙げられます。

• 圧縮・解凍ソフト 7-Zip
• Lhaplus (ラプラス)

以下では、7-Zipを例に手順を解説します。

• エクスプローラーでPDFを選択
• 右クリックでポップアップメニューを表示
• 7-Zipを選択し、「圧縮」をクリック
• 圧縮ファイル名を指定
• 暗号化エリアの「パスワード入力」「パスワード再入力」を設定
• 「OK」ボタンをクリックして完了

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6.履歴書をメールで送る際の例文

ここでは、履歴書をメールで送る際の例文を紹介します。3パターンに分けて紹介していますので、当てはまる場面でお使いください。

履歴書の送付を指示されている場合

応募先から、履歴書をメールで送付するよう指示を受けた場合のメール例文です。

件名：履歴書ご送付の件/〇〇（氏名）

社会福祉法人〇〇会　特別養護老人ホーム〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 先日、〇〇職に応募いたしました、〇〇（氏名）です。 ご指示いただきました履歴書を添付いたします。 ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 なお、添付ファイルにはパスワードを設定しております。 後ほど、パスワードをお送りいたしますので、ご確認いただけましたら幸いです。 ご多用の折恐れ入りますが、 一度面会の機会をいただけますよう、 何卒、よろしくお願い申し上げます。 -------------------- 名字　名前 〒000-0000 〇〇県△△市□□0-0-0 〇〇マンション△△号室 電話番号：080-0000-0000 メールアドレス：〇〇〇〇@△△.co.jp ---------------------

自主的に送付する場合

自主的に応募し、履歴書を添付する場合の例文は以下のとおりです。

件名：〇〇職応募の件/〇〇（氏名）

医療法人〇〇会　〇〇病院 採用担当　〇〇様 お世話になります。 〇〇（氏名）と申します。 〇〇にて貴社の求人情報を拝見し、 前職の〇〇の経験を活かせると思い、 〇〇職に応募したくご連絡を差し上げました。 つきましては、履歴書を添付ファイルにて送付いたします。 ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。 なお、添付ファイルにはパスワードを設定しております。 後ほど、パスワードをお送りいたしますので、 ご確認いただけましたら幸いです。 ご多用の折恐れ入りますが、 一度面会の機会をいただけますよう、 何卒、よろしくお願い申し上げます。 -------------------- 名字　名前 〒000-0000 〇〇県△△市□□0-0-0 〇〇マンション△△号室 電話番号：080-0000-0000 メールアドレス：〇〇〇〇@△△.co.jp ---------------------

パスワードを別途通知する場合

パスワードを別途通知する場合の例文です。

件名：履歴書のパスワード送付の件/〇〇（氏名）

医療法人〇〇会　〇〇病院 採用担当　〇〇様 お世話になっております。 先ほど、履歴書を送付いたしました〇〇（氏名）です。 添付ファイルに設定したパスワードは以下のとおりです。 パスワード：＊＊＊＊＊＊＊＊ お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。 -------------------- 名字　名前 〒000-0000 〇〇県△△市□□0-0-0 〇〇マンション△△号室 電話番号：080-0000-0000 メールアドレス：〇〇〇〇@△△.co.jp ---------------------

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7.履歴書のメール送信直前のチェックリスト

履歴書を送付するメールが完成しても、すぐに送信せず、もう一度見直しましょう。送信が完了してからミスに気づいても修正できません。

以下のチェックリストを確認してから送るようにしましょう。

• プライベート用のメールアドレスを使用しているか
• 送付先のアドレスに間違いはないか
• 応募先の会社名は正式名称か、採用担当者名に誤字はないか
• 本文に誤字脱字はないか
• 正しい敬語を使えているか
• 添付ファイルはPDF化しているか
• 深夜など極端に遅い時間に送ろうとしていないか
• スマホで作成した場合、パソコンでも読みやすいか
• パスワードを設定した場合、2通目に送るパスワードは正しいか

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8.まとめ

応募先に履歴書をメールで送付する際は、ビジネスマナーが求められます。採用担当者は日々多くのメールをチェックしています。読み手に負担がかからないメールを意識することが大切です。

また、メールを送信する前には必ず見直しを行います。「誤字脱字はないか」「用件はわかりやすく伝えられているか」「宛先に間違いはないか」など、最終チェックしてからメールを送るようにしましょう。