看護師のワークシートの書き方|情報整理のコツ、略語の使い方、申し送りへの活用

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1.分かりやすい看護師のワークシートとは？

看護師が業務で使用するワークシートとは、1日の行動計画や患者の看護指示、注意点などを書き込むための用紙です。

言い換えれば1日単位の「業務計画表」であり、各業務の進捗状況やその日のタスクを把握するために活用されます。

このワークシートを分かりやすく作成するには、以下の条件を満たす必要があると言われています。

• 自分にとって分かりやすいまとめ方になっている 1日の流れや担当業務、患者さんの情報など、何を軸にして業務に取り組むのかは、たとえ同じ看護師であっても人それぞれです。 自分が分かりやすい、使いやすいワークシートが絶対あります。
• いま何をするべきか、これからどう動くべきかが一目で分かる ワークシートは、勤務中クリップボードに挟んで携帯し、常に確認しながら業務に取り組みます。 一目で分かるワークシート作りで業務効率の改善に努めましょう。

看護師のワークシートの目的

そもそも看護師がワークシートを使用する目的はどういったものでしょうか。

主な目的として3つ挙げられると言われているので紹介します。

1. 仕事の抜け漏れを防ぐ 看護師の1日はとても多忙で、業務によっては同時進行で行うこともあります。 このような時に限って、小さな業務を見落としてしまったという経験もあるでしょう。 細かくタスク管理をすれば、仕事の抜け漏れを防げます。
2. 申し送りなどの情報共有をスムーズに行う 入院している患者さんをみていると必ず行うのが申し送り。 口頭で行われることもあり、伝え忘れが発生したり申し送り自体を苦手と感じたりすることがあります。 ワークシートに必要事項が記載されていれば、スムーズに情報共有することが可能です。
3. 業務の振り返りを行い、成長に繋げる 1日の業務が書き込まれているワークシート。 これを見て振り返りを行えば、同時進行できたはずの業務が見えてくることもあります。 自分にとって使いやすいワークシート作りを行えば、自ずと業務効率も上がってくることでしょう。

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2.看護師のワークシートの書き方（5ステップ）

ここまででワークシートを利用する目的、分かりやすいワークシート作りの大切さが理解できたでしょう。

ここからは基本的なワークシートの作り方を5つのステップに分けて解説していきます。

まずは基本的な正しい作り方を身につけ、1日の業務の見える化を図って業務効率を上げていきましょう。

【ステップ1】ワークシートのフォーマットを決める

最初にワークシートのフォーマットを決めましょう。

ワークシートには様々なタイプのフォーマットが存在し、業務に取り組む基本軸に沿って、主に3タイプに分かれています。

例えば「30分〜1時間毎で区切ったもの」、「午前・午後と大まかに区切ったもの」、「業務の種類毎に予定をまとめたもの」です。

また、ワークシート自体を「電子カルテから出力」するか、「手書きで自由に作成」するかの2パターンにも分かれます。

特に後者の場合、自分なりのテンプレートをエクセルで用意しプリントする人も多く見られます。

どのフォーマットを使うにしても、自分に合ったものを選ぶことが一番大切。

自分が分かりやすい、使いやすい、作成時間も省けそうと実感したものを選びましょう。

看護師新人の人は、まずは「30分〜1時間毎で区切ったもの」を使用することをオススメします。

【ステップ2】受け持ち患者さんの情報を記入する

次に担当している受け持ち患者さんの情報を記入していきましょう。

ワークシートに患者さんの情報を記入する前に、記載すべき項目を検討しておくことがオススメです。

皆さんがどういった項目を記載しているのか具体例として挙げていきます。

• 患者さんの基本情報（名前、年齢、現病・既往歴） ※既往歴は特に重要なもののみ
• 安静度の制限や禁忌事項
• 術後であれば何日目なのか
• バイタル・観察項目（細かく記す） ※異常値が合った場合は印をつけて再検査や申し送りを忘れない

このほかにも点滴や内服薬、検査の結果など、自分で大事だと思った項目は書き入れていきましょう。

ただし書きすぎも注意。

一目で分かるワークシート作りを心がけます。

【ステップ3】時間指定のある処置・ケアを記入する

続いて、時間指定のある処置やケアを記入していきましょう。

「時間指定のある処置・ケア」とは、定められた時間通りに行わなければならない処置・ケアのことを指します。

例えば、胃カメラやMRIを使った検査、点滴・薬剤投与、手術、リハビリ等の機能訓練、病状説明など。

医師や他部門スタッフとの連携が必要なものや患者さんの健康状態を揺るがす項目が多いことに気づくでしょう。

時間指定のある処置・ケアにおいて抜け漏れが発生すると、他部門のスケジュールや患者さん自体にとても大きな影響を及ぼしてしまいます。

抜け漏れを防ぐためには時間を記入するほかに、赤ペンでの記入や黄色マーカーを引くなどをして強調させておくことがポイントです。

【ステップ4】時間に幅がある処置・ケアを記入する

次に記入する項目は、時間に幅がある処置・ケアです。

「時間に幅がある処置・ケア」とは、実施時間に多少の前後は許されるが、ある程度の目安はつけておかなければならない処置・ケアのことを指します。

例えば、朝夕のバイタルサイン測定、食前の血糖測定、看護師によるリハビリ、褥瘡処置、環境整備など。

どれも大まかな時間帯は決まっているけれど、細かい時間に縛られていない項目であることに気づくでしょう。

時間に幅がある処置・ケアは、各業務の所要時間を見積もってスケジュールを立てることが大切です。

30分〜1時間毎に区切ったワークシートを使っているのであれば、目安の時間帯に「タスク名（30分）」と記載することがポイントです。

【ステップ5】勤務時間内に行えばOKな業務を記入する

ステップ3・4の記入が終わると、ワークシート内に自然とスキマ時間が浮かび上がってきます。

最後は、この時間を活用できるよう、勤務時間内に行えばOKな業務を記入しましょう。

「勤務時間内に行えばOKな業務」とは、取り組むタイミングがズレてしまっても、患者さんや他のスタッフに影響を与えないものを指します。

例えば、看護記録の作成、患者さんのカルテ管理、清拭、入浴介助、翌日以降の治療・検査オリエンテーション、同意書の説明・提出など。

患者さんの症状や病棟の状況によって優先度が高まることもあると思います。

ただし、スキマ時間がどこにあるのかを把握できるだけで急なスケジュール変更や他の看護師のフォローに回ることが可能となります。

スキマ時間を活用した業務やスケジュール変更に対応することで、業務効率が改善されるだけでなく、残業の減少も見込めるでしょう。

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3.看護師のワークシート作成のコツ

基本的なワークシートの作り方を押さえたら、次はコツを掴んでいきましょう。

ワークシート作成のコツを押さえれば、作成にかかる時間や記入する時間を短縮できます。

また、自分なりの分かりやすいワークシートが完成するでしょう。

「自分ルール」を決める

コツの一つは「『自分ルール』を決める」です。

そもそもワークシートは、タスクを一目で分かるようにして効率良く業務を行うためのもの。

つまり、自分にとって業務効率を改善できるようにルール決めを行っていいのです。

例えば、書き込む情報をカテゴリー毎に場所を決めたり、色の使い方を決めたりすることが具体例として挙げられます。

前者の場合、患者さんの情報を書き込むのはその周辺と決め、年齢であれば名前の横、原病は名前の下に記入するよう工夫しましょう。

後者は、優先度によって色を変化させたり、忘れてしまいそうな業務や他部署のスタッフが関わってきそうなものに色を使ってみましょう。

ただし、色を使う際は3色ぐらいに抑えることがベスト。

色分けをするために時間が取られていたり、色が多くてかえってグチャグチャになったりしていたら本末転倒です。

オペ後やハイリスクな患者さんから情報収集する

二つ目のコツは、「オペ後やハイリスクな患者さんから情報収集する」です。

ワークシートは情報収集をするメモの役割も持っています。

カルテから必要な項目を抜き出し、患者さんの情報や必要な処置を記載することで1日の業務を把握します。

その時、手術後やハイリスクな患者さんを優先して情報を収集してみてはいかがでしょう？

このような緊急度や優先度が高い患者さんからまとめると効率的ですし、仕事の抜け漏れが発生してはいけないものが明らかになります。

情報収集してまとめる順番をルーティン化できると、ワークシート作成のスピードが上がる傾向にあります。

電子カルテを使用している病院であれば、患者名と基本項目が記載された状態でプリントアウトできるので活用してみましょう。

略語や記号を上手に使う

次に紹介するコツは、「略語や記号を上手に使う」です。

フォーマットや患者さんの基本的な情報は、エクセルや電子カルテを活用して時短できたけど書き込みに時間がかかってしまう。

このような悩みを持つ看護師は多くいるでしょう。

時間短縮を図るのであれば、文字数や画数が多いものは略語や記号で書き込むことがポイント。

以下に具体例を紹介します。

• バイタルサイン→「VS」
• バンコマイシン→「VCM」
• ラシックス1錠⇒「ラシ1T」
• ランソプラゾール1錠→「ランソ1T」
• プレドニン→「pls」
• 生理食塩水500㎖を点滴で5時間で投与→「NS500mldiv5h」
• 10時に頭痛があってアセトアミノフェンを内服→「10 頭 アセト」
• 血圧が180以上、100以下→「180↑100↓」
• 今日から開始した薬剤→「→（薬剤名）」
• 今日で終了する薬剤→「（薬剤名）//」

略語や記号を積極的に使用することで、記入する時間が大幅に減少します。

時短と共に効率アップも期待できそうです。

キレイに書くことに時間を取られすぎない

最後のコツは、「キレイに書くことに時間を取られすぎない」です。

「いつどこで誰かに見られてもいいようにキレイにまとめなきゃ…！」

「申し送りでグチャグチャなワークシートをもし見られたら恥ずかしい。」

このように思う看護師もいるのではないでしょうか？

ワークシートは本来、人に見せるものではありません。

自分自身が分かりやすく、業務に抜け漏れが発生しないよう、効率良く仕事を進めるためのものです。

上で紹介した「自分ルール」を基に、把握しやすい場所に略語や記号を用いて情報を書き込んだり、重要度毎に異なる色分けをしたりしましょう。

ワークシートの作成に時間がかかってしまっては本末転倒です。

グチャグチャになるのを防ぎながら、自分なりのワークシート作成に努めましょう。

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4.看護師のワークシートの活用術

ワークシートの基本的な作り方と作成のコツを押さえたなら、あとはワークシートを活用していくだけ！

ここからがワークシートの本領が発揮される場面です。

「ワークシートを作成しているけど見るだけで1日が終わる…。」

「毎日退勤後に申し送りに抜けがあったことに気づいてしまう。」

具体的な活用術をこの章では紹介していきますので、このような悩みを持つ看護師は必見です。

終わった業務にはチェックを入れる

まずは、完了した業務からチェックや取消線を入れましょう。

「ワークシートを常に携帯して仕事をしているのに、業務の抜け漏れが発生してしまう…」といった悩みはありませんか？

こういう時はほとんどがワークシートを見ているだけで、完了した業務とまだ取り組めていない業務が区別できていないことが原因です。

ワークシートは1日の業務計画表。

すなわち、これを見ればその日の動きが全てわかるように仕上げます。

終わった業務にチェックを入れていれば、急に入り込んだタスクにも柔軟に対応できるかもしれません。

業務の進捗状況を一目でわかるようにすれば、仕事の抜け漏れを防げるでしょう。

そして、次に自分が取り組むべきタスクも自然と見えてくるはずです。

業務の所要時間の目安を記載

次に、業務の所要時間を目安で構わないので記載していきます。

ワークシートに書き込まれた業務が多いと、それだけで気がかりになって計画通りに進まないという経験もあるのではないしょうか？

そのような時は、業務そのものだけでなく、準備や後片付けなどの関連業務を含めた目安の所要時間を記載しましょう。

所要時間を把握することで、効率化する方法を自ずと考えられるようになります。

加えて、時間意識を持つことにもつながってより効率アップが望めるのです。

業務毎にどれくらい時間を割く必要があるのかわからないのであれば、リーダーや先輩に相談してみましょう。

新人看護師や異動などで新しい環境に慣れていない人であれば、10分程度長めに余裕を持って見積もることもひとつのポイント。

実施タイミングが重なる業務に目印をつける

三つ目は、実施タイミングが重なる業務に目印をつける活用術を紹介します。

ワークシートを作成していると、「同じタイミングで複数のタスクが重なってしまう」ことが多々あります。

こういった時は、時間指定の有無や業務における動線を考え、次に患者さんの状態を汲み取った優先度を決めて印を付けることがベストです。

「優先度を決めても実施タイミングが重なってしまう！」

「どうしても手が回らない業務がある…」

おそらく、目印を付けたことでそのような状況が一目でわかるようになっていると思います。

このような業務は他のスタッフに依頼してみたり、先輩やリーダーに相談して対策を練ってみたりしましょう！

無事依頼できたり対策できたりすれば、慌てることなく業務に取り組めます。

「まだ優先度なんて考えられない…」という新人看護師の人もまずは相談。

先輩やリーダーも一緒に考えてくれたり、アドバイスをくれたりするはずです。

こまめに見直すことを習慣づける

続いて、ワークシートをこまめに見直すことを習慣づけましょう。

「緊急入院の対応が多くて、細かい作業に手を付けられなかった…」

「バタバタしてしまって、タスクを一つ見落としてしまった！」

緊急の事案や他のスタッフからの依頼が多かった日はこうなる人が多いでしょう。

こういう日は、大抵の場合が朝に立てた計画どおりに上手くいっていません。

計画が崩れたままだと、自分が今何をすべきなのかやどこにスキマ時間があるのかを把握することができず、業務効率を落としてしまうのです。

バタバタしている日こそ、ナースステーションに戻るタイミングでワークシートを見直すよう心がけてみましょう。

一息ついてこれまでの仕事に抜け漏れがないか改めて確認することで、ミスのない1日にすることができます。

観察内容や数値を書いて申し送りをスムーズに

最後は、観察内容や数値をワークシートに記入して申し送りをスムーズにする活用術です。

1日の業務と患者さんの情報がまとまったワークシート。

定期的に行う観察や検査で気づいたことや数値を空いている所に書き込んでしまえば、より効率的になると気づくでしょう。

さて、ワークシート作りに慣れた看護師はどのような情報を書き込んでいるのでしょうか？

具体例を以下に挙げていきます。

• 疾患
• 症状などの観察項目
• バイタルサイン値
• 食事摂取量
• 安静度や注意事項
• 確認事項
• 引き継ぎしたい項目

特にバイタルサイン値は、フォーマットを作るときに「BP（　/　）」や「T（）」、「P（）」と結果を記入する欄を作ることがベスト。

情報が散らかることがないので、「どこに書いたか忘れてしまった」という事態を防げます。

「数値や観察結果以外、何を書けばいいのかわからない」

そういった人は、申し送りで情報共有することを意識してワークシートに記入してみましょう。

自然と患者さんにまつわる大事な情報が集まってくるはずです。

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5.まとめ

この記事では、看護師のワークシートの基本的な作り方だけでなく、上手なワークシート作成のコツやワークシートの活用術を紹介しました。

いかがだったでしょうか？

ワークシート作成で何よりも大切なことは「自分にとって分かりやすく、一目で把握できるようにする」こと。

1日全体の流れだけでなく、各時間帯でどの順番で業務に取り組んでいくのか、患者さんごとにどう接するべきなのかを把握できればベストです。

ここで、ワークシートの基本的な書き方や作成する時のコツ、ワークシート活用術をおさらいしていきましょう。

〜看護師のワークシートの書き方〜

1. ワークシートのフォーマットを決める ワークシート作りに慣れるまでは「30分〜1時間毎で区切ったもの」がおすすめ！
2. 受け持ち患者さんの情報を記入する 基本情報の他に、術後日数、バイタル・観察項目を記入します。
3. 時間指定のある処置・ケアを記入する 時間通りに行わなければ他部門や患者さんに影響を与える項目について、色を使って強調しながら記入します。
4. 時間に幅がある処置・ケアを記入する 実施時間は前後しても目安はつけておく必要がある項目について、所要時間を見積もって記入します。
5. 勤務時間内に行えばOKな業務を記入する スキマ時間を活用して看護記録の作成やカルテ管理、翌日以降の治療・検査オリエンテーションなどを埋めていきましょう。

〜看護師のワークシート作成のコツ〜

• 「自分ルール」を決める カテゴリー毎の情報の書き込み場所や優先度を踏まえた色の使い方を3色ぐらいで決めたりしましょう。
• オペ後やハイリスクな患者さんから情報収集する このような患者さんを優先することで、抜け漏れが起きてはいけないものを事前に把握できます。
• 略語や記号を上手に使う バイタルサインや薬剤名など、文字数や画数が多いものは略語や記号で書き込み、時間短縮を図っていきましょう。
• キレイに書くことに時間を取られすぎない ワークシートは効率良く仕事を進めるためのものなので、作成に時間がかかってしまっては本末転倒です。

〜看護師のワークシートの書き方〜

• 終わった業務にはチェックをいれる 進捗状況を一目でわかるようにすれば仕事の抜け漏れを防げます。
• 業務の所要時間の目安を記載 所要時間を把握し時間意識を持つことで効率アップを望めるでしょう。
• 実施タイミングが重なる業務に目印をつける 目印をつけることで、他のスタッフに依頼できたり先輩やリーダーと対策を練れたりする業務を把握できます。
• こまめに見直すことを習慣づける

  バタバタしている日こそ、ナースステーションに戻るタイミングでワークシートを見直し、仕事の抜け漏れがないか確認しましょう。

• 観察内容や数値を書いて申し送りをスムーズに ワークシートに結果を記入する欄を作ったり、申し送りで情報共有することを意識して記入したりしましょう。

これらを押さえてワークシートを作成すると、個々の業務効率が向上していきます。

すると、チーム全体の業務効率向上にもつながり、みんなで気持ちよく仕事を進められます。

ぜひ自分に合ったワークシートを見つけて、抜け漏れを防ぎながら効率の業務に邁進していきましょう！