看護師必見！内定辞退の伝え方を解説！電話・メールの例文も紹介

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1.内定辞退はいつ・どうやって伝えるべき？

就職にしても、転職にしても、その医療機関で働きたいと立候補する形で応募をします。内定をもらうということは、働きたいと立候補した方の希望が叶うことを意味しています。その内定を辞退するというのは、社会人のマナーとしてはあまり褒められたものではありません。

こちらが就職を希望し、その希望を叶えてくれた医療機関に対し、「やっぱりやめます」と伝えるのが内定辞退です。法的に問題がなくとも、マナーという点では大きな問題がある行為です。

それでも内定辞退を希望する場合は、しっかり誠意を持って伝える必要があるでしょう。その際のポイントをまずは解説していきます。

内定辞退を決意したら速やかに連絡を入れる

内定辞退の連絡は早いに越したことはありません。医療機関としても、人材が必要だからこそ募集をかけていたわけで、あなたが辞退することでまた人材が不足してしまうことになります。医療機関としてはそのためにとれる次の対策を考える必要がありますので、まずは何より早急に連絡を入れるということを意識しましょう。

理想をいえば、内定の連絡を受けてから3日以内には連絡を入れたいところです。もちろん、辞退するかどうかが決まるのが3日以上先というケースはあるかと思います。こうしたケースを除けば3日以内というのを一応の区切りとして知っておくといいでしょう。

内定を辞退する場合、少なくとも、仕事を始める2週間前までには、連絡をする必要があります。この2週間前という期限も覚えておきましょう。

連絡はメールより電話

近年では、メールのやり取りで就職や転職活動を行うケースが多くなっています。内定辞退を伝える場合でも、その医療機関とはこれまでメールでしか連絡を取っていないというケースもあるかと思います。

しかし、内定辞退の連絡をする場合は、メールではなく電話連絡で直接伝えるようにしましょう。

メールというのは非常に手軽な連絡ツールですが、一方向での連絡しかできないという問題があります。こちらから内定辞退の意思を伝えることは可能ですが、それに対し相手がリアクションしてくれるかどうか、またそのメールを見てくれているかどうかが確認できません。

内定辞退というのは、特に医療機関にとっては非常に重大な連絡事項です。働いてくれるはずの方が1人いなくなるのですから当然でしょう。こうした重大な連絡、緊急性の高い連絡は、電話で伝えるのがビジネスマナーです。

ベストな形は、電話連絡で内定辞退を伝え、相手に了承してもらった上でメールでも再度内定辞退に関するメールを送るという形となります。電話で直接了承をもらい、またメールでいつ辞退をしたのかを確実に残すことが重要です。

医療機関に電話で内定辞退を伝える場合は、電話をする時間にも注意しましょう。比較的医療機関の手が空いているのは、AM10:00～11:00頃、もしくはPM2:00～3:00頃です。こうした先方が比較的手の空いている時間に電話連絡するようにしましょう。

病院やクリニック、また訪問看護施設によっては、また別の時間帯の方が繋がりやすいというケースも考えられます。内定辞退を伝える相手の事情を考慮して、できるだけ繋がりやすい時間に電話連絡をしましょう。

辞退理由は伝えるべき？

内定辞退の理由に関しては、こちらから積極的に事細かに伝える必要はありません。先方に聞かれた場合には、角が立たないような説明を心がけるといいでしょう。

一般的に内定辞退の理由として使われることが多いのは以下のような理由です。

• 一身上の都合
• 家庭の事情

もし、自身がほかの医療機関にも応募しており、そちらに就職したいという場合は「一身上の都合」で問題ないでしょう。

もし、先方から内定辞退の理由を聞かれた場合は、誠実に答えるべきです。

• ほかの医療機関から内定を受けており、自身のキャリアを考えた場合そちらでお世話になるのがベストと判断したため

など、先方を悪く言うことなく、きちんと伝えるのが重要です。もちろん嘘の理由は控えましょう。また、先方が原因で内定を辞退するというのもおすすめできません。

• 就職条件を熟考したところ自身の希望とは違った
• 御院で働いていける自信がない

こうした理由で内定辞退を希望する場合、先方から説得をされる可能性があります。説得をされてしまうと、より断り辛くなりますので、あくまでも自身の都合で辞退させていただくことを伝えましょう。

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2.看護師必見！内定辞退の伝え方

内定辞退をする場合は、相手に失礼がないよう、またビジネスマナーに則って伝えることが重要です。実際に内定辞退をする場合の対応を、例文とともに紹介していきましょう。

電話で内定辞退を伝える場合

内定辞退の連絡は、まずは必ず電話で連絡しましょう。もちろん採用担当者に伝えるため、採用担当者宛てに連絡します。採用担当者が不在の場合は、改めて連絡する旨を伝えて別の時間帯に電話するようにしてください。

貴方「お忙しいところ失礼いたします。私〇〇看護専門学校の◆◆と申します。採用担当者の△△様はご在席でしょうか？」
先方「△△です」
貴方「先日御院から内定の連絡をいただきました、〇〇看護専門学校の◆◆と申します。今お時間よろしいでしょうか？」
先方「◆◆さんですね。大丈夫ですよ。何かありましたか？」
貴方「この度は内定のご連絡をいただきありがとうございます。手前の勝手な理由で申し訳ありませんが、一身上の都合により辞退させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。選考にお時間を割いていただいたにも関わらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。」
先方「それは残念です。差し支えなければ辞退の理由をお聞きしてもよろしいですか？」
貴方「はい。御院と並行して選考が進んでいた医療機関があり、そちらからも内定をいただきました。非常に悩んだのですが、今後の自分自身のキャリアについて考えた結果、そちらの医療機関で働かせていただくのが、自分にとっては良い選択であるという考えに至りこのような決断となりました。△△様には貴重なお時間をいただきながら、このような形になってしまい大変申し訳ございません。」
先方「なるほど。残念ですが承知いたしました。そちらの医療機関でも頑張ってください」
貴方「お心遣いのお言葉までいただき、本当にありがとうございます。それでは失礼いたします」

電話連絡をする際のポイントをまとめてみましょう。

• 自分自身の名前はフルネームで伝える
• 学生の場合は学校名も伝え、他の方と間違われないようにする
• 先方に申し訳ありませんと伝える
• 辞退理由は一身上の都合など
• 先方から理由を聞かれた場合は正直かつ角が立たないように説明する
• 電話を切るのは相手が切ったのを確認してから

まずは自分自身のことが間違いなく伝わるようにしましょう。特に似た名前が多い方などは、万が一にも他の方と間違われると大変です。確実に自身であることを伝えるようにしてください。

一度受けた内定を辞退するのは、こちらの一方的な都合です。先方には申し訳ないという気持ちを十分に伝えましょう。

辞退理由に関しては上でも解説した通りです。こちらから積極的に伝える必要はありませんし、先方から聞かれたら答えるというスタンスでいいでしょう。答える場合は、角が立たないように、あくまでも自身の判断で決断したと伝えましょう。

最後に電話の切り方ですが、切るのは先方が電話を切ったのを確認してからです。

メールで内定辞退を伝える場合

何度か時間を変えて電話したものの、担当者につながらない場合などは、メールで伝える方法もあります。とはいえ、メールで伝えるのはあくまでも次善の策です。電話がどうしても繋がらず、いたずらに内定辞退の連絡が遅れるよりは、メールで伝えた方がマシという程度に考えておいてください。

＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝

【件名】
内定辞退のご連絡（○○看護学校　◆◆ ）

【本文】
□□病院　人事部

△△様

大変お世話になっております。
○○看護学校の◆◆と申します。

この度は内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。

ご多忙かと思いましたので、メールにて失礼致します。
今回は内定をいただいたにもかかわらず誠に恐縮ですが、
自身の適性や今後について考慮した結果、
貴院への入職を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

本来であれば貴院へお伺いし直接お詫びするところではございますが、
メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦頂ければと存じます。

私のために貴重なお時間を取って頂いたにも関わらず、
このようなお返事となり大変申し訳ございません。

また、採用に関わってくださった関係者の皆様には心より感謝しております。
最後になりますが、貴院の益々のご発展をお祈り申し上げます。

◆◆（名前フリガナ）

○○看護学校○年

携帯電話：○○○-○○○○-○○○○
メール：○○○○○○@○○○○○○.co.jp

＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝・＝

伝える内容としては、電話で伝える際と同じ内容と考えて問題ありません。しっかりと申し訳ないという気持ちと、辞退する旨を伝える文面にしましょう。

ちなみに、電話で直接伝える場合は「御院」、メールなど文面で書く場合は「貴院」とするのがマナーです。

内定承諾後に内定辞退を伝える場合

医療機関から内定の連絡を受け、内定を承諾した後に内定辞退をする場合も、基本的には上のケースと同様です。ただし、単に内定の連絡を受け取っているだけではなく、それを承諾した上での辞退は、よりマナーに違反する行為となりますので、きちんと謝罪の気持ちを伝えるようにしてください。

また、内定承諾後の内定辞退の場合、その理由を問われるケースがより多くなるかと思います。内定辞退の理由も上記と同様で、決して嘘をつくことなく、また相手を卑下するような言葉を使わないようにしっかりと準備してから連絡するようにしましょう。

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3.内定辞退を伝える際のマナーと注意点

繰り返しになりますが、内定辞退は、承諾前であっても承諾後であっても、基本的にはビジネスマナーに反する行為です。そのため、辞退の連絡を入れる場合には、注意すべきポイントがいくつかありますので、その点に関して解説していきましょう。

内定辞退の連絡を怠るのは絶対NG

まずは何より内定辞退の連絡を怠るのは絶対にやめましょう。貴方に内定を出した医療機関は、当然あなたに働いてもらえるものと考え、さまざまな手続きを始めます。また、貴方を人数に入れて、人員が足りているかどうかを考えてもいます。

その人材が、連絡もなく突然働かないとなれば、医療機関としては大きなダメージです。少なくとも一度は入職を希望し申し込んだ医療機関に対して、大きな不義理を行うことになります。内定辞退の連絡をすること自体、非常に心苦しいことではありますが、必ず連絡を入れ、誠実に伝えるようにしましょう。

内定辞退の連絡を入れたことで、何かあなたに不利益が生じることはありません。先方のためにも自身のモラルのためにも連絡を怠ることがないようにしましょう。

なるべく早く連絡を入れる

内定辞退の連絡は早いに越したことはありません。早ければそれだけ先方医療機関が不要な手続きをすることもなくなりますし、新たな人員確保のために動き出すこともできます。

ちなみに内定辞退の最終的な期限は、働き始める日の2週間前までです。これは法律で定められており、民法627条1項には、以下のように記載されています。

民法第六百二十七条
当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
出典元：e-GOV法令検索　民法
(URL：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089)

つまり内定辞退の連絡を入れても、解約となるまでには2週間の期間が必要であるということです。働き始める2週間前までに辞退の連絡をしないと、雇用関係が発生してしまうことを意味しています。

これは極端な例ですが、こうした事態にならないためにも、辞退することが決まった時点で、速やかに連絡することが重要です。

誠意を持って丁寧な対応を心掛ける

内定辞退というのは、ビジネスマナー違反であり、それを押し通そうとするわけですから、何より誠実な対応が求められます。先方に確実に謝意を伝えるのはもちろん、一度は採用を出してくれたことに感謝しつつ、それでも辞退することを認めてもらえるよう丁寧な対応を心がけましょう。

相手の時間を配慮して連絡を入れる

内定辞退の連絡は、相手の事情も考慮していれるのが一般的です。採用担当者も、多くの業務を抱え、毎日忙しく働いています。その仕事中に、相手が望まない連絡を入れるわけですから、できるだけ相手の事情を考慮し、連絡を入れるタイミングを考える必要があります。

もちろん就業時間外の連絡は論外です。いくら相手が残業しているだろうと考えても、就業時間内に連絡しましょう。

最初の方で触れたとおり、医療機関の場合、午前10～11時、午後2～3時あたりが比較的業務に余裕があるタイミングです。とはいえ、これはあくまでも一般論ですので、連絡を入れる医療機関の事情に合わせて連絡時間を配慮しましょう。

また、一度電話連絡して連絡がつかなかった場合、採用担当者が比較的余裕がある時間などを確認して掛け直すのもいいでしょう。

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4.内定辞退を繰り返さないためには？

内定辞退というのは、辞退される医療機関にとっても痛いことですし、連絡をする方にとっても負担が大きいい連絡です。できれば内定辞退のようなことが発生しないような職探しが理想となります。

新卒で就職活動という場合はある程度仕方ない部分がありますが、転職という場合は事前にできる対応法もあります。そんな対応法について解説していきましょう。

内定承諾前に労働条件をよく確認する

内定辞退を申し入れるということは、その医療機関では働かないということです。内定辞退を繰り返さない場合は、働きたくないと思うような医療機関に応募しない事が重要です。

転職の場合も、事前に採用条件や就労条件をよく確認して申し込むかと思います。この確認の際、実際に働いた場合どのような働き方になるのかを具体的にイメージしてから申し込むようにしましょう。

自宅からの通勤時間やその方法を含め、夜勤の回数や収入面、さらに福利厚生面を考慮して、自身が理想としている働き方ができるかが重要です。自身が許容できる範囲内の働き方ができるかを見極めて申し込むのがおすすめとなります。

自身の希望に近い転職先を見つけたら、まずは1ヶ所ずつ申し込むのがおすすめです。もしその医療機関から内定がもらえなければ次の候補を探すという形で転職先を探すのがおすすめです。転職に時間はかかるかもしれませんが、内定辞退の連絡を入れるような手間は発生しません。

即決できない場合は内定を保留にする

内定の連絡を受けた時に、他にも候補があり即決できないというケースでは、内定に関する返事を保留することも可能です。即決が難しいと感じたら、一旦内定承諾を保留し、その旨を先方に伝えるといいでしょう。

内定保留の状態で、辞退をするというのであれば、医療機関も貴方自身もそれほどダメージなく辞退ができるはずです。

内定保留の伝えかた

内定保留に関しても、電話連絡が推奨です。採用担当者に確実に自身の事情を伝えることを意識して伝えるようにしましょう。

内定保留のタイミングは、内定の連絡が来てすぐがおすすめです。ほかの医療機関にも申し込んでおり、そちらの結果待ちである場合は、悩むことなくすぐに行動できるはずです。できるだけ早急に連絡を入れるようにしましょう。

貴方「お忙しいところ失礼いたします。私〇〇看護専門学校の◆◆と申します。採用担当者の△△様はご在席でしょうか？」
先方「△△です」
貴方「お世話になります。先日内定をいただきました◆◆と申します。この度は内定をいただき、誠にありがとうございます。こちらの都合で申し訳ありませんが、内定を保留させていただきたいと考えております。勝手ではございますが、●月●日までお待ちいただくことは可能でしょうか？」
先方「何か事情があるのですか？」
貴方「大変申し訳ないのですが、他院の面接結果を踏まえて慎重に判断したいと思っております」
先方「承知しました。ご連絡お待ちしています」
貴方「ご了承いただきありがとうございます。それでは、●月●日までに改めてご連絡差し上げますので、よろしくお願いいたします」
先方「かしこまりました。それでは、失礼いたします」
貴方「ありがとうございます。失礼いたします」

内定保留に関しても、必ず内定をもらえたことに対する謝意を伝え、内定に対する返答を保留できるようにお願いする形で伝えます。内定保留を申し出た場合、その理由を聞かれるケースが多いかと思います。ここも嘘をつかずに正直に答えましょう。

一般的に内定の保留でお願いできる期間は1～2週間程度です。それ以上の期間の場合、先方の都合で内定取り消しとなるケースも考えられます。1週間程度遅らせることをお願いするのがいいでしょう。

内定保留の期限は、自分で提案します。その期限になったら、自分から医療機関に連絡し、内定を承諾するのか辞退するのかを必ず伝えるようにしてください。

内定保留は、内定辞退と比較すれば連絡しやすいかと思います。ひょっとしたら辞退の可能性がある場合などは、早めに内定保留の旨を先方に伝えるのがおすすめです。先方としても早めに保留の連絡をもらえれば、万が一内定辞退となった場合の次善の策を打ちやすくなり、双方にとってメリットは大きくなります。

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5.まとめ

看護師として就職、転職をする際、内定辞退を伝える場合の方法や注意点に関して解説してきました。看護師はもちろん、労働者には職業選択の自由があり、どこで働くかを決める権利があります。内定という状況であれば、まだ雇用契約は成立していませんので、内定を辞退することは法律に反したことではありません。

法律に反する行為ではないとしても、内定辞退はビジネスマナーとしては好ましい決断とは言えません。自分で入職を希望し申し込んだ先に、やっぱり入職しないと伝えるわけですから、マナー違反であることは否定できないでしょう。

内定辞退を申し入れる場合は、しっかり謝罪をして、自身の決断を認めてもらえるようにお願いする形で伝えましょう。

内定辞退の連絡がどうしても心苦しいというのであれば、そもそも内定辞退をしないで済むような転職活動が推奨です。しっかり、応募要件や福利厚生、就労条件を検討し、応募先を絞り込んで転職活動をするのがおすすめです。